In einem Konferenzraum werden Ideen entwickelt, Verträge abgewickelt und noch vieles mehr veranstaltet. Mit einer guten Ausstattung kann der Konferenzraum dazu beitragen, dass die Teilnehmer und Mitarbeiter sich wohlfühlen und die Mitarbeit produktiv wird. In den folgenden Abschnitten wird dargestellt, welche Rolle die Ausstattung des Konferenzraums spielt.
Die Bedeutung des Konferenzraums
Bevor die Ausstattung eines Konferenzraums ausgewählt wird, sollte überlegt werden, welche Art Konferenzen in dem Raum abgehalten werden. Je nach Art der Aktivität in dem Raum, muss die Ausstattung unterschiedlich arrangiert werden. Geht es bei den Konferenzen in erster Linie um den Austausch von Informationen, sollte der Konferenzraum so gestaltet sein, dass die Teilnehmer und Teilnehmerinnen Präsentationen und Vorträge halten können.
Werden in dem Konferenzraum dagegen vermehrt Verkaufsgespräche geführt, sollte der Raum Vertrauen ausstrahlen. Die Ausstattung im Konferenzraum sollte dann einfach und leicht handhabbar gestaltet werden. Damit potenzielle Kunden sich wohlfühlen.
Geht es bei den Konferenzen darum Entscheidungen zu treffen, sollte der Leiter in der Lage sein, die Kontrolle zu behalten. Dementsprechend muss der Konferenzraum ausgestattet werden.
Die klassische Anordnung der Stühle und Tische in einem Konferenzraum
Eine klassische Anordnung für die Sitzordnung ist der Sitzungssaal. Bei dieser Aufstellung sitzen alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen um einen Konferenztisch herum. Oft sind die Tische in einem langen Rechteck angeordnet, sodass sich die Parteien gegenübersitzen können. Diese Sitzordnung zeichnet sich durch die hohe Kommunikationsfreude aus.
Eine weitere beliebte Möglichkeit, die Tische im Konferenzraum anzuordnen, ist die U-Form oder das sogenannte Hufeisen. Diese Sitzordnung ist ebenfalls sehr kommunikativ. Auch wenn die Teilnehmer und Teilnehmerinnen weiter voneinander entfernt sitzen. Dafür bietet diese Anordnung die Möglichkeit, von vorne Präsentationen zu halten oder Videos zu zeigen.
Die Plenum-Sitzordnung ist für Teilnehmer und Teilnehmerinnen geeignet, die während der Präsentation oder des Vortrags Notizen machen wollen. Der Leiter steht vor den in Reihen angeordneten Tischen und Stühlen.
Die Grundausstattung eines Konferenzraums
Schlechtes oder nicht vorhandenes Equipment im Konferenzraum sind frustrierend und können teuer werden. Daher sollte in die Ausstattung investiert werden, damit die Technik leicht zu bedienen ist und tatsächlich funktioniert, wenn sie gebraucht wird. Zur Grundausstattung gehört in der Regel ein Bildschirm, der für alle gut sichtbar angebracht wird. Neben Bildschirmen sollten Lautsprecher und evtl. auch Mikrofone vorhanden sein.
Neben der Technik sollten auch die Tische und Stühle die Chance bieten, Arbeitsprozesse zu optimieren. Moderne Konferenztische bieten sowohl Design als auch Funktionalität, eine schöne Konferenztischdecke verschönert auch den altmodischen Tisch. Bei einigen Modellen sind bereits in die Tische Steckdosen integriert, das erleichtert die Arbeit mit Laptops und anderen elektronischen Geräten. Die Größe des Konferenztisches sollte nach der erwarteten Teilnehmerzahl und der Größe des Raumes gewählt werden. Das Ambiente und die Ausstrahlung des Konferenzraumes hängen maßgeblich vom Konferenztisch ab. Konferenztische können in allen Größen und Formen sowie in unterschiedlichen Materialien gewählt werden. Das beliebteste Material eines Konferenztisches ist sicherlich Holz. Allerdings muss man für qualitative Holzprodukte wie Eiche oder Nussbaum in der Regel mehr bezahlen.
Passend zum Tisch sollten die Stühle ausgewählt werden. Die Stühle sollten ergonomisches Sitzen ermöglichen und in der Höhe und im Design zum Tisch passen. Bequem Stühle erleichtern die Arbeit bei langen Konferenzen.