0. Einleitung
Jeder Unternehmer kommt irgendwann an den Punkt, an dem er Personal einstellen muss, um alle seine Aufgaben erledigen zu können. Wer auf Angestellte zurückgreift, der muss sich auch mit dem Thema Lohnbuchhaltung auseinandersetzen. Man kann die Lohnabrechnung zwar in die Hände von Steuerberatern geben, aber gerade dann, wenn man viele Arbeitnehmer beschäftigt hat, ist eine Inhouse-Lösung meistens günstiger. Es gibt verschiedene gesetzliche Anforderungen an die Lohnbuchhaltungssoftware und auch an die Lohnabrechnung selbst. Somit ist es wichtig, dass man das richtige Programm auswählt, um nicht zuviel Zeit mit Organisatorischem zu verbringen und die Prozesse somit so effektiv wie möglich zu gestalten.
1. Lohnbuchhaltung Ratgeber
Die Fülle an Lohnbuchhaltungsprogrammen ist fast unendlich. Neben den klassischen Softwarelösungen gibt es auch webbasierte Lösungen, die bequemen Zugriff von überall auf die Lohnbuchhaltung zulassen. Was hier für dich das Beste ist, erarbeiten wir in diesem Ratgeber.
1.1 Was ist eine Lohnbuchhaltung?
Die Lohnbuchhaltung ist im Grunde ein Teil der normalen Finanzbuchhaltung. Im Rahmen der Lohnbuchhaltung werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen erfasst und abgewickelt. Der Bruttolohn beschreitet durch die Lohnbuchhaltung somit den Weg zum Nettolohn und damit zur Auszahlung für den Arbeitnehmer. Die Software berechnet dabei automatisch die abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge und die zu zahlende Lohnsteuer. Des Weiteren wird über die Software die Stammdatenpflege der Mitarbeiter und auch die entsprechenden Meldungen an die Sozialversicherungsträger abgewickelt. Zum guten Schluss lassen sich über die Software meist noch die Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung erstellen und können dann bequem per Knopfdruck in die Finanzbuchhaltung überspielt werden.
1.2 Was sind 3 schnelle Tipps um eine Lohnbuchhaltung zu verwenden?
Wer eine Lohnbuchhaltungssoftware verwenden möchte, sollte auf jedenfall darauf achten, dass diese den aktuellen Richtlinien entspricht. Denn nur dann ist sichergestellt, dass die Daten beispielsweise auch im Rahmen einer Betriebsprüfung nutzbar sind und an die Prüfer übermittelt werden können. Dies spart viel Zeit und Arbeit.
Auf gar keinen Fall solltest du versuchen deine Lohnbuchhaltung ohne Abrechnungsprogramm zu realisieren. Aufgrund der umfassenden Meldeerfordernisse ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass regelmäßig Meldungen vergessen werden. Dies führt mitunter zu höheren Kosten aufgrund von Mahngebühren oder Säumniszuschlägen. Ganz abgesehen davon, dass der Zeitaufwand bei einer händischen Abrechnung viel zu hoch und ineffektiv ist.
Gerade in Branchen mit vielen Auswärtstätigkeiten macht ein Abrechnungsprogramm mit einer Reisekostenerfassung Sinn. So lassen sich Spesen komfortabel und rechtssicher abrechnen. Ein Tool zur Zeiterfassung kann außerdem noch eine weitere Software ersparen und hält die Abläufe im Unternehmen schlank und überschaubar.
1.3 Was sind bekannte Anbieter von Lohnbuchhaltung?
Zu den bekanntesten und größten Anbietern für Lohnabrechnungen gehören die DATEV und Lexware. Beide Programme sind bereits lange am Markt und werden regelmäßig auf Aktualität überprüft. Zudem verfügen beide Programme über alle notwendigen Schnittstellen zu Behörden und Sozialversicherungsträgern, um eine effektive Abrechnung zur gewährleisten. Auswertungen können bequem und vollständig abgerufen werden. Als kleines Manko kann jedoch angeführt werden, dass beide Programme eher auf erfahrende Benutzer ausgelegt sind. Tatsächlich sind beide keine Anfängerprogramme.
Eine aufkommende Alternative ist der Anbieter Sage. Hierbei handelt es sich um eine webbasierte Abrechnungsplattform, die einfache Lohnsachverhalte gut darstellen kann. Die Bedienung ist sehr einfach und intuitiv. Einfache Lohnabrechnungen können mit wenigen Klicks erstellt und abgerechnet werden.
Weitere bekannte Anbieter sind WISO, Dataline, ilohngehalt, Lohnfix oder Lexoffice.
1.4 Was sollte man bei der digitalen Lohnbuchhaltung noch beachten?
Der digitalen Lohnbuchhaltung kommt ein immer höher werdender Stellenwert zugute, da auch Behörden die eigenen Vorgänge digitalisieren wollen. Wichtig ist somit, dass alle erforderlichen Schnittstellen vorhanden sind und genutzt werden können. Wenn dies der Fall ist, ist die Software an und für sich schon gut. Man sollte außerdem darauf achten, dass verschiedene Lohnarten abgerechnet werden können und, dass die Software zum eigenen Unternehmen passt. Es macht beispielsweise keinen Sinn, wenn du ausschließlich Stundenlöhner beschäftigt hast, eine Software zu verwenden, diese Lohnarten nicht abrechnen kann. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die einfache Bedienbarkeit. Gerade wenn man am Anfang seiner Selbstständigkeit steht, wird viel Neues im Hinblick auf die Lohnabrechnung auf dich zukommen. Dann ist es gut, wenn das gewählte Produkt intuitiv und bedienbar ist und wenige Fragen offen lässt.
Digitale Dokumente sollten immer gut gesichert sein. Viele Programme bieten hier eine cloudbasierte Lösung an, die in regelmäßigen Abständen alle wichtigen Dokumente sichert und verwaltet. Gerade wenn Betriebsprüfungen anstehen, müssen alle Dokumente lückenlos vorgelegt werden.
2. Abschlussfazit und Empfehlung
Gerade am Anfang einer Unternehmung kann es sinnvoll sein, die Lohnbuchhaltung mit einfachen Programmen selbst in die Hand zu nehmen. Wenn die Unternehmung dann aber an Fahrt aufnimmt, sollte man überlegen, ob Kosten und Nutzen noch im richtigen Verhältnis stehen. Gerade komplizierte Sachverhalte können oftmals mit einfachen Programmen nicht mehr vernünftig dargestellt werden. Man kommt also um Schulungen im Bereich der Lohnbuchhaltung nicht mehr umher und muss sich selbst Fachwissen aneignen. All dies kostet Zeit, die bei vielen Unternehmern mitunter nicht gegeben ist. Hat man aber die Zeit und das Geld, oder fähiges Personal, das die Lohnbuchhaltung unternimmt, so kann man sich zu jederzeit über die volle Kontrolle beider Lohnbuchhaltung freuen.
3. Produktempfehlungen
Du willst deine Lohnabrechnungen selbst in die Hand nehmen und so richtig durchstarten? Dann solltest du dir folgendes Buch einmal genauer anschauen: Crashkurs Lohn und Gehalt: Grundlagen der Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Lohnsteuer. Das Buch ist ein guter Ratgeber zur Lohnabrechnung und behandelt alle wichtigen Themen wie die sozialversicherungsrechtlichen oder steuerrechtlichen Richtlinien. Systematisch erhältst du alle Informationen für deine ersten Schritte in der Lohnabrechnung. Das Buch ist sowohl als Nachschlagewerk als Taschenbuch erhältlich, als auch als digitale Version für dein Amazon Kindle. Da es sich um ein Haufe Fachbuch handelt, sind alle Informationen verifiziert und entsprechen der Wahrheit. Bring deine Unternehmung in Schwung und investiere in korrekte Entgeltabrechnungen deiner Mitarbeiter, denn nur so kannst du langfristig erfolgreich sein.